سیستم های اطلاعاتی

سیستم های اطلاعاتی

امروزه اطلاعات یکی از منابع اصلی و باارزش هر سازمانی است. همانطور که منابع انسانی،مواد اولیه،ماشین آلات،در روند تولید کالا و خدمات دارای نقش اساسی هستند اطلاعات نیز دارای جایگاه ویژه ای می اشد.هرچه سازمان بزرگتر و حجم عملیات آن پیچیده تر می شود اطلاعات نقش و اهمیت بیشتری پیدا میکند.همانطور که منابع غیراطلاعاتی از قبیل پرسنل،پول،مواد و ماشین آلات نیاز به اداره شدن دارد.

اطلاعات نیز به عنوان یکی از منابع مهم نیاز به مدیریت دارد.مدیریت اطلاعات در یکی سازمان مبادرت به طراحی سیستمی می نماید تا کار جمع آوری داده و پردازش آن و تولید اطلاعات و توزیع آن را در پیکره سازمان به عهده بگیرد تااینکه اطلاعات بتواند وظیفه خود را همچون جریان خون در بدن انسان بطور مداوم و پیوسته به انجام رساند مهم ترین دریافت کننده اطلاعات،مدیریت است که حسب برنامه ریزی،نظارت و اخذ تصمیم بدان نیاز دارد.در جهان پر از رقابت نیرومندترین صلاح اطلاعات است.اطلاعات به مدیران کمک میکند که عملکرد خود را بهبود بخشند،با رقیبان مبارزه کنند،به نوآوری روی آورند،تعارضات را بکاهد و خود را با تحولات سریع بازار تطبیق دهند.

اهمیت سیستم های اطلاعاتی

در سال های اخیر سیستم اطلاعات مدیریت با استقبال زیادی روبرو بوده و دولت ها و سازمان ها سرمایه گذاری زیادی در این خصوص داشته اند.بخصوص در کشورهای پیشرفته این توجه به نسبت بالا می باشد و اهمیت موضوع به دو دلیل عمده زیر می باشد.

1-سیستم اطلاعات ابزاری است برای تصمیم گیری،از طرفی تصمیم گیری جوهره مدیریت است و مدیر زمانی معنا و مفهوم پیدا میکند که دست به تصمیم بزند به زبان دیگر میتوان گفت که مدیریت مساوی تصمیم گیری است.ازآنجایی که اطلاعات،اساس تصمیم گیری است،جنبه ا از سازماندهی که فرایند جریان اطلاعات را شرح می دهد موردتوجه زیادی قرار می گیرد.یک دستورالعمل خوب برای اخذ تصمیم از 90 درصد اطلاعات و 10 درصد الهام و بینش تشکیل می شود.براین اساس ملاحظه می شود که پایه یک تصمیم خوب اطلاعات است.اگر ساختار تصمیم گیری در سازمان براساس اطلاعات نباشد تصمیمات بر مبنای ذوق و سلیقه افراد بوده و آن موقع سازمان قطعا از اهداف خود دور خواهد شد.

تعریف اطلاعات

داده ها پس از پردازش به صورتی که دارای معنی و مفهوم باشند،تبدیل به اطلاعات می شوند.پردازش داده ها ممکن است شامل آمیختن حقایق یا غربال کردن جزئیات نامربوط آنها باشد.به دیگر سخن،اطلاعات در واقع داده های تغییر شکل یافته ای هستند که معنی یا آگاهی و معرفت خاصی را ابلاغ میکنند.

تعریف سیستم اطلاعاتی

سیستم اطلاعاتی سیستم است که داده ها را از واحد های مختلف دریافت نموده و تولید اطلاعات میکند و اطلاعات مربوط ،بموقع،دقیق و شکیل را در اختیار سطوح مختلف مدیران جهت تصمیم گیری بهینه قرار می دهد.

تاریخچه استفاده از اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی

بسیاری از تاریخ نویسان عقیده دارند که یکی از مشخصات تمدن های مترقی،توانایی آنها در تولید و کاربرد موثر اطلاعات است.مثلا در دره بین النهرین 4500 سال پیش از میلاد مسیح تمدن هایی شکوفا شد.ازجمله نکات جالب توجه در باب این تمدن ها آن است که در این تمدن ها سرلوحه ای گلی دارای شکلها و اندازه های متفاوت،سوابق امور به نحو نسبتا پیشرفته ای ثبت و نگهداری می شد.

بیش از پانصدسال پیش،سرخپوستان اینکایی آمریکای جنوبی سیستم های اطلاعاتی نسبتا جامعی به وجود آوردند که از پایگاه های اطلاعاتی و مدل های پردازش داده ها برخوردار بود و از هزاران رشته نخ گره خورده تشکیل می یافت که جمعیت یک روستا،عوارضی که بدان تعلق می گرفت،مقدار غله هر انبار،معاملات تجاری،شعر،سوابق جنگ ها و سایر رویدادهای تاریخی را نشان می دادند.با آراستن گره ها و رنگ های گوناگون در نظم های متفاوت،ترکیبی از فرمول های یاری دهنده حافظه ،ارقام و اطلاعات را ایجاد می کردند،در واقع اینکاها پیشروان تحلیل گران سیستم امروزند.

نخستین نظام های اطلاعات که در دهه 1950 میلادی به وجودآمد.بیشتر جنبه عملیاتی داشته و کارهای ساده دفتری را به صورت خودکار می آورد.پس از آن در دهه 1970 نظام اطلاعات رده مدیریت و در دهه 1980 نظام های اطلاعات در رده راهبردی و مدیریت ارشد پا به میدان گذاشتند.از آنجایی که نظام های نخستین ،بیشتر جنبه فنی و عملیاتی داشتند مدیران می توانستند مسئولیت آنها را به کارکنان فنی رده پایین تفویض کنند.ولی نظام های کنونی به گونه مستقیم بر تصمیم گیری مدیریت و برنامه های راهبردی مدیران ارشد اثر دارند و در بیشتر موارد گزینش فرآورده ها و چگونگی ساخت آنها را نیز در بر می گیرند.بنابراین نمی توان مسئولیت این نظام ها را در بست در اختیار تصمیم گیران فنی گذاشت.

اجزای سیستم اطلاعات

سیستم اطلاعات دارای دو بخش عمده می باشد

1-تکنولوژی یا فن آوری اطلاعات(Information Technology):که خود شامل سخت افزار و نرم افزار می باشد.

سخت افزار:به اجزایی از تکنولوژی گفته می شود که قالا لمس و رویت می باشد که شامل رایانه و اجزاء جانبی آن شامل چاپگر و اسکنر و… می باشد.

نرم افزار:اجزایی از سیستم اطلاعاتی که ملموس و همچنین قابل رویت نیست که شامل انواع برنامه های کامپیوتری می باشد.

2-نیروی انسانی:به کلیه افرادی که در ایجاد ،تسهیل و در به کارگیری و استفاده از سیستم اطلاعاتی نقش دارند نیروی انسانی گفته می شود و نیروی انسانی شامل 3 گروه می باشد.

1-2-گروه اول کسانی هستند که در ایجاد سیستم اطلاعات نقش دارند به اصطلاح طراحان و برنامه نویسان گفته می شود عمده کار این گروه قبل از بهره برداری است.

2-2-گروه دوم راهبران و متصدیان می باشند و تسهیلاتی را در سیستم ایجاد میکنند تا کاربران و سازمان بهتر بتواند از سیستم استفاده نماید.مدیران شبکه های کامپیوتری در این گروه قرار دارند.

3-2-گروه سوم کسانی هستند که وظیفه آنها استفاده از سیستم های اطلاعاتی می باشند و کابران از این گروه می باشند.

از مدیران عالی سازمان تا پرسنل اجرایی که از برنامه استفاده میکنند جزء کاربران و از گروه سوم می باشند.

کار دو گروه اول به منظور ایجاد تسهیلات برای راحتی کار گروه سوم می باشد.

انواع سیستم های اطلاعات

1-سیستم پردازش مبادلات (Transaction Processing System:TPS)

سیستم مکانیزه کردن فعالیت های یک بخش و یا واحدی از سازمان می باشد.مانند سیستم حقوق و دستمزد،حضور و غیاب کارکنان ،آموزشی کارکنان،…تمرکز این سیستم بر روی داده است.کارهای روزمره سازمان را انجام داده و سولبق آنها را نگهداری و ثبت میکنند و دارای دو ویژگی مهم می باشد.نخست اینکه این نظام ها مرزهای میان سازمان و محیط پیرامون را گسترش می دهند. آنها مشتریان را با انبارها،کارخانه ها،و مدیریت سازمان،پیوند می زنند.دوم اینکه سیستم پردازش مبادلات،بزرگترین منبع تامین اطلاعات برای دیگر نظام ها می باشد.امروزه برای سازمان ها دشوار است که بدون این سیستم فعالیت کنند.

2-سیستم اطلاعات مدیریت(Management Information System:MIS)

این سیستم ارتباط منطقی بین TPSهای مختلف راایجادمی کندوتمرکزآن بررویاطلاعات است.این سیستم درانجام وظیفه های برنامه ریزی،کنترل وتصمیم گیری رده مدیران،کارسازندواطلاعات راازTPSهادریافت نوده ودرشکل گزارشهای چکیده وموردی به مدیران عرضه می کند.این اطلاعات ازدیدگاه فنی کمترپیچیده بوده وبیشتربه رویدادهای درون سازمان مربوط است.

3-سیستم پشتیبانی تصمیم گیری(Decision Support System:D.S.S)

سیستمی است که بدیل هاوگزینه هایی رادراختیارتصمیم گیران قرارمی دهدوآنهاباتعامل بااین سیستم مناسب ترین گزینه هارابرای خودانتخاب خواهندکردوتمرکزآن برروی گزینه هاست وتوان تصمیم گیری راتضمین می نماید.

سیستم های پشتیبانی تصمم گیری را بیشتر به صورت مستقل و در واحد سازمانی استفاده کننده از آن برپا میکنند ولی وجود پیوند میان این سیستم و دیگر سیستم ها ضروری و سودمند است.و عمدتا از دوسیستم اطلاعات مدیریت و پژوهش عملیاتی استفاده می نماید.

4-سیستم خبره(Expert System:E.S)

سیستمی است که این مکان را فراهم میکند که بجای خبره تشخیص مساله داده و راه حل مناسب تجویز کند و یا به جای خبره تصمیم گیری میکند.سیستم خبره یکی از شاخه های هوش مصنوعی است که به این سیستم هوشمند نیز گفته می شود.در این سیستم تاکید و تمرکز روی تصمیم است.

5-سیستم اطلاعاتی مدیران ارشد اجراییExecutive Information System: E.S.S

سیستمی است که اطلاعات را با سهولت و با شکل و فرم مناسب در اختیار مدیران ارشد اجرایی قرار می دهد به نحوی که آنها در حداقل زمان بیشترین مفاهیم اطلاعاتی را دریافت کنند.در این سیستم به مشخصه شکیل بودن اطلاعات بیشترین توجه می شود.چون مدیران ارشد اجرایی با کمبود وقت و تنوع مشغله ذهنی مواجه بوده و با توجه به مسئولیت زیاد نیاز هست که در اسرع وقت تصمیم گیری نمایند لذا این سیستم،اطلاعات مورد نیاز را با شکل ها و گراف های گویا در اختیار مدیران قرار می دهد.در این نوع سیستم ها تاکید و تمرکز روی شکل اطلاعات می باشد.

6-سیستم اطلاعات استراتژیک Strategic Information System: SIS

سیستمی است که سازمان را در انتخاب استراتژی خودش کمک می کند و از طرفی این امکان را فراهم می کند که سازمان روابط مناسبی با عوامل رقابتی داشته باشد.عوامل رقابتی شامل:رقبای بالفعل،رقبای بالقوه،خریداران،کالای جایگزین و عرضه کنندگان کالا می باشد.

7-اتوماسیون Automation Systems office: o.A.S

فعالیت ستادی یک سازمان را به صورت اتوماتیک و خودکار در می آورد.به طوری که از حداقل کاغذ استفاده شود چون فعالیت ها و عملیات ها در صنعت سهل تر و شفاف تر بوده و پیچیدگی های کمتر نسبت به فعالیت های ستادی داشته،اتوماسیون اول در آنجا به انجام رسیده است.و امروزه این کار در سیستم اداری سازمان ها انجام میگیرد از جمله در کشور خودمان نیز شاهد هستیم که تعدادی از ادارات پیشرو،سیستم مکاتبات اداری به صورت مکانیزه در آمده و از حداقل کاغذ استفاده می شود.

8-سیستم های اطلاعاتی بین سازمانی Inter Organization System: I.o.S

سازمان ها به علت اینکه با دیگر سازمان ها در تعامل بوده به خصوص با توجه به نوع خدماتی که ارائه می دهند نیاز است بعضی مواقع با دیگر سازمان ها هماهنگ گردیده و مبادرت به تهیه سیستمی بنماید که نیاز هردو سازمان را برآورد نماید.مثلا بعضی از سازمان ها با عرضه کنندگان کالا و یا خریداران کالا یک ارتباط و یک سیستم اطلاعاتی بین سازمان ایجاد کرده اند.در دنیای رقابتی برای جایگاه مناسب سازمان ها چنین سیستمی توصیه می شود.مثلا ارتباط شرکت های هواپیمایی و آژانس های هوایی.

منابع وماخذ

1-اتزیونی،آمیتای،سازمانهای جدید،ترجمه مسعودرضوی

2-استیفن رابینز،مبانی رفتارسازمانی،ترجمه علی پارسائیان،سیدمحمداعرابی

3-اصول مدیریت وسرپرستی،پرویزسعیدی ومحمدرضا نظری

4-مدیریت تولید،سیدمهدی الوانی ونصراله میرشفیعی

5-برناردچستر،وظیفه های مدیران،ترجمه محمدعلی طوسی